箇条書きを美しく仕上げる、目からウロコの技!

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『ビジネス文書作成研修』など、ドキュメンテーションのスキルアップをテーマとした講義をしていると、「おや、おや?」と思うことがあります。

それは、受講者が書いた課題文書を読んでいるときです。
とにかく箇条書きが読みにくい!

その多くの傾向は、単に改行された短文が不規則に並ぶだけ。文末の統一なんかされていません。
いわゆるレイアウト設計が不十分といえるのです。

そこで講義において必ず解説するポイント。結構、受講者に響くのが……

箇条書きは”文章”の延長ではなく、見えない枠で整理された”表”である……という着眼点です。

文章の連続として箇条書きをまとめようとすれば、どうしても直列的な情報の配置となってしまい、仕上がりでのバランス感覚が弱くなります。

箇条書きが読みやすいのは、空間的に並べられた情報が、空白の枠線で仕切られているからです。
いわば、左脳よりも右脳的な作業なんですね。

だから、こんな方法が効果的だといえます。

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ワープロソフト『Microsoft Word for mac』での手順を解説します。

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「表のままでええんやないですか?」と突っ込んでくる受講者がおられます。ごもっともな意見です。

しかし表の存在は、その前後の文章内容を弱めてしまうという弊害もあるのです。

依頼したい内容って、箇条書きよりも文章にしたためた方が相手の情に訴えかけられます。

だから、本文もしっかり読んで欲しい場合は、表でまとめるよりも箇条書きの方が読み落としを防げるので、目的に合わせて使い分けるようにします。

ドキュメントって自分の分身なので、常に切磋琢磨が必要ですね!

 

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