ビジネス文書の目的に適したアプリケーションの選択方法!

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自らの分身として仕事を進めてくれるはずのドキュメントが、その完成レベルが低いがために、かえって仕事を停滞させてしまうことってあります。

そうした問題を解消すべく『ビジネス文書作成力向上研修』などのオーダーが増えています。

パソコンでのオフィスワークやメールによる情報伝達などの機会が、ドキュメント作成能力の養成を求めているのでしょう。

……ということで、多くの企業に出向いては文章作成の指南をさせていただくのですが、どうやら使用するオフィス系ソフトウェアにその会社のローカルルールが適用されるようです。

たとえば……

表計算ソフトの”Excel”で文字だけの説明文をつくったり、”PowerPoint”の図形描画を駆使して立体的なグラフをつくったり、なんかがあります。
したがって納品したパワポデータを「Excelファイルで送って!」と要求されたりもします。

別にどんな道具を使っても目的を達成されればよいのですが、労働生産性や表現のバリエーションを考えると、表現目的とアプリケーションの適正を知っておきたいところです。

そこで、ターゲットに与える影響(目的)によるアプリケーション(手段)との相性を体系化しました。

 

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相手に読んでもらうのなら、ワープロソフトの”Word”や”Pages”

データを比較するなど情報を見比べてもらうには、表計算ソフトの”Excel”や”Numbers”

相手を惹きつけるビジュアライゼーションなら、プレゼン用ソフトの”PowerPoint”や”Keynote”

 

……とまぁ、ビジネスシーンにおいては、こんな具合になるでしょうか。

ただ、各アプリケーションの境界線が曖昧な処もあるので、こんな法則性だけでは割り切れませんが、ひとつの目安ということでご了承を!

 

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