PowerPointビギナーが越えられない3つの壁

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もう7年ほど前になりますが、『すごいPowerPoint2003』という本の監修をしました。
あの有名な”できる”シリーズのレベルアップ版、それがこの”すごい”シリーズです。

そうした経緯もあって、当方が実施する「プレゼンテーション研修」や「企画書作成セミナー」などでは、PowerPointの使い方まで講義することがあります。

そんなこんなで、多くのPowerPoint初心者と接してきました。

結果、ビギナーにありがちな共通点(壁)がみえました。それはこの3つです……

 

PowerPointに、アイデアプロセッサの機能はない —————————————–

「とりあえず、パワポを立ち上げてっと」と言いながら、頑張っている感を発揮しますが、そこで固まってしまう。
何も頭に浮かばずに、新規作成の画面をただじっと眺めている。

アプリを起動したとしても、PowerPoint自体は何も教えてくれません。

PowerPointの図解表現レベルを上げるには、アイコンをクリックするまでの下ごしらえにかかっています。

たとえば、前回の記事『江戸時代も現代も、学ぶ人に必要なマインドって同じ。それは立志!』の図はPowerPointで作成しましたが、もちろん事前準備を行っておりました。

たとえば……

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参考図書からまとめたい対象をMOLESKINEノートでキーワード化し、図解となる基本構造を落書き程度にメモ用紙で組み立てておきます。

脳裏に仕上がりのイメージが浮かぶようになれば、PowerPointを起動し、あとは一直線に仕上げてしまえばいいです。

「いや、準備している時間がないから」と言い訳しますが、予め設計ができているからこそ迷わずにPowerPointを操作でき、かえって短時間で仕上がるのです。
パソコンの前で手が止まったり、手戻りが発生しないから、トータルタイムが早くなるのですね。

そう、 準備に勝るものなし! なのです。

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PowerPointで苦労する作業は、その方法を知らないだけ ————————————

① 図形描画で、真円や正方形を描けますか?

② 文字列の行間を空けるために、不要な改行を挿入していませんか?

③ 文字や図形の左右&中央をピタッと合わせて、並べることができますか?

④ 画像を重ねる際、そこにある不要な背景部分だけを消せますか?

 

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こうした操作方法って、意外と知らないものです。
知らなくても、なんとかやれる方法があるからでしょう。

でも、もう少し楽で正確に操作を進めたいと思うのが人情です。
……が、何とかなっているので、わざわざ本を買って読んだりWebで調べたりせずに、遠回りしつつも凌いでしまいます。

こんな状態を繰り返しながら、挙げ句は「パワポって使いにくいね」と、なるわけです。

ビギナーからの脱出は、「こうしたい!」と思ったことを調べるなりして、自らのスキルに取り込むことからはじまります。

自分が不都合だと思ったことは、先人の多くもそう思ってきたはず。
そんな想いをMicrosoftほどの企業が知らなかったり、放置しているわけがありませんから、機能として用意されていると信じ、操作方法を調べるのです……必ずありますから。

 

PowerPointは、推敲して仕上げていく ————————————————-

作業を終えた途端、できあがったスライドを印刷したり、誰かに送信したりで、フィニッシュしようとします。

いやいや、この段階ではまだ完成していません。
資料の作り手は世界にひとりですが、それを読む対象は数多くいるのです。

だったら、読み手の視点でPowerPointデータをチェックする必要があります。

 

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ひとつの方法としては、しばらく時間を置いてから、自分が使用していた端末と違うデバイスでそのデータを見直すのです。
制作環境と異なる状況下でチェックすれば、客観性が増すというわけです。

すると、「あれ? 読みづらい」と止まってしまう箇所に出くわしたりします。
そこが読み手として引っかかった修正すべきポイントになります。作成時にはなかった客観的視点が芽ばえたのですから、さぁ手直ししましょう。

ま、これはビジネス文書全般において欠かせない作業といえますね。

 

PowerPointといえどもパソコンを用いた道具ですから、ちょっと腕前を上げてみたいとトライすれば、必ず上達します。

では次回、ワンランク上の見栄えを約束する、簡単PowerPoint実践術をまとめましょう!
= 次回記事のリンク:ビギナーから抜け出るPowerPoint表現術、図形を描く2つの法則 =

 

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