教える仕事の進行がみえるGoogleカレンダー設定術

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研修講師が仕事を行うまでのプロセス。
当方はそれをGoogleカレンダーで表し、案件の進行状況を把握している。
この写真に表示されているのは、今年11月のカレンダー。ちょうど全ての色味が散りばめられているので紹介する。

【第1行程】
グレーで色表示する。これは“仮押さえ”を表す。
状況としては、エージェントから「こんな案件があるので、候補日を教えてください」と依頼が来る。そこで応えた日程が仮押さえだ。
講師業を始めた頃は、「○月○日は空いていますか?」と日付指定だったが、いまはこちらのスケジュールを確認してもらえるようになった。
ただこの日程は仮押さえなので、別件で候補日を尋ねられたら「空くかもね」と断りを入れながら伝えてしまうこともある。

【第2行程】
案件が次の段階に進むと、エージェントやクライアント企業との打ち合わせが入る。初めての研修案件では必ずあるが、リピートの場合は省かれることも。
打ち合わせは1日拘束されるものではないので、Googleカレンダーでは時間指定を行う。したがって画面上の表示は文字データのみ。
打ち合わせの多くは稼働後にお願いしているので、夕方から夜にかけての時間帯が指定される。

【第3行程】
ブルーで表示させるのは、実施が決まった案件
エージェントから「確定しました!」と喜びの連絡が入ったやつだ。
担当者は仕事の山場に近づくが、当方のような講師にとってはここからがスタートである。
したがって、テキストやワークシートを提供していない場合では、この色の案件は仕掛かり状態となっている。「決定したが資料がまだできとらへんぞ」というメッセージとなって表示されているのだ。当然ながら、このブルー表示が一番多い。

【第4行程】
確定案件に対してテキスト類を提出したり、研修備品の依頼したりで、いよいよ準備完了になった状態
リピート案件は別だが、それ以外はおよそ実施3週間以内でないと、データ提出を終えていない。
エージェントへの入稿が終わったら、あとは登壇するのみ。
「さぁ、ハリキって参りましょう!」というメッセージを込めて、燃えるレッドで表示させている。

以上が、色味による進行状況である。

で、もうひとつ工夫を凝らしているところは、そこに表示されている文字列。

『エージェントの略称+出張先+クライアント企業名+研修プログラム名』と並んでいる。
たとえば、『(N)fkok:○○○○電機_××××向上』ってな具合。

最初の()内に示すアルファベットは、エージェントの頭文字
fkok:とは、福岡のこと。そう、出張先の場所をoskやngy、hrsm、spprなど子音だけでつなげる。
あとは会社名_研修名と続く。
これは後に、請求書作成や出張手配などの事務作業を便利にしてくれる。

……ということで、現時点でのGoogleカレンダー活用術はこんな感じなのだ。

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